14 декабря 2015
RISS 2015: аутсорсинг печати – переходить или не спешить?


Managed Print Services (MPS) и Managed Document Services (MDS) реализуют передачу в управление внешнему подрядчику печатной инфраструктуры компании. С одной стороны, это обычный аутсорсинг со всеми его проблемами, драйверами и преимуществами, а с другой, здесь есть свои специфические особенности, которые следует учитывать при выборе данной модели работы. Что нужно предусмотреть, на какие нюансы обратить внимание и как обойти подводные камни? Эти и другие вопросы специалисты обсуждали на конференции Russian Information Services Summit (RISS) 2015, проведенной 24 ноября еженедельником PC Week/RE.


Работать по-новому

По единодушному мнению участников дискуссии, проведенной в рамках конференции, переход на аутсорсинг печати – это не просто замена оборудования, а в большей степени консалтинговый проект, в ходе которого подрядчик вместе с заказчиком оптимизируют инфраструктуру и процессы печати для улучшения качества отпечатков и снижения затрат. При этом MPS в основном относится к отпечаткам, а MDS охватывает весь жизненный цикл документов, т. е. то, как они поступают, печатаются и выводятся.

Но в любом случае переход на аутсорсинг печати – стратегическое решение, предполагающее смену модели работы.

Всякий переход требует времени и происходит постепенно. Судя по тому, что сейчас порядка 70% продаж принтеров и МФУ приходится на модель онпремис, большинство заказчиков пока предпочитают традиционный подход к печати. По мнению Михаила Энгельгардта, вице-президента по развитию бизнеса в промышленном секторе компании MAYKOR, причина в том, что управляемые услуги годятся не всем: «Одни заказчики к этому готовы, но есть и те, кому аутсорсинг в принципе не подходит по разным причинам – из-за корпоративной культуры, финансовой политики, соображений информационной безопасности и т.д.».

При этом не следует пренебрегать помощью специалистов. Как заметил Михаил Энгельгардт, заказчики думают, что все знают и понимают, но они не являются профессионалами в очень узкой и специфичной области. Надо привлекать внешние компании, которые специализируются в этом, могут все оценить и сосчитать.

Сокращение затрат и не только

Сейчас для инфраструктуры печати российского предприятия характерно наличие зоопарка печатных устройств и большого склада тонера, а также отсутствие контроля и учета заданий на печать. Все это повышает нагрузку на ИТ-отдел, увеличивает риск нарушения конфиденциальности информации и приводит к росту расходов на тонер, бумагу и сервис.

К тому же некоторые национальные особенности способствуют увеличению объемов печати. По словам Михаила Энгельгардта, у нас печатают больше, чем за рубежом – например, в банковском секторе количество устройств и отпечатков на человека в три раза выше. Поэтому российским компаниям печать обходится дороже.

<…>

Основные мотивы перехода здесь такие же, как и у ИТ-аутсорсинга – сокращение затрат и расширение функционала. Как правило, поставщики MPS/MDS-услуг обещают сокращение затрат на корпоративную печать на 20-30%, правда не сразу, а на длительном отрезке времени – 3-5 лет. Можно получить выгоды и в более близкой перспективе, но при соблюдении ряда условий.

<…>

Есть еще один немаловажный фактор экономии – благодаря контракту обеспечивается прозрачность процедур, и заказчик может нормально бюджетировать расходы на печать. Если раньше закупка картриджей, обслуживание принтеров осуществлялись довольно хаотично, то теперь у организации появляется конкретная статья, и расходы можно прогнозировать на несколько лет вперед.

<…>

Не следует забывать и такой важный нюанс, как сроки вывода оборудования из эксплуатации и списания. По мнению Михаила Энгельгардта, они не должны быть меньше четырех-пяти лет: «При таком подходе заказчик достигает наибольшей отдачи от инвестиций, и соблюдение условий обратного выкупа, заложенных в контракте, снимает все риски». Снижение затрат является важным, но не единственным преимуществом MPS/MDS-услуг. Большое значение имеет решение бизнес-задач заказчика и обеспечение бесперебойности его бизнеса. Но для этого необходимо составить план изменений и согласовать его между поставщиком и заказчиком.

<…>

Подготовка к проекту

Каждый проект начинается с выбора поставщика услуг. Поскольку в области MPS/MDS предпочтителен долгосрочный контракт, то партнерство заказчика с поставщиком должно быть рассчитано на длительный срок. Это требует высокого уровня доверия к поставщику со стороны заказчика, а добиться его непросто.

Участники состоявшейся на конференции дискуссии считают, что при выборе поставщика имеет смысл обратить внимание на его предыдущие проекты, причем желательно в той отрасли, к которой принадлежит заказчик.

Однако не все согласились с определяющей ролью предшествующего опыта.

Михаил Энгельгардт, в свою очередь, считает, что доверия в бизнесе вообще нет, и в работе с заказчиками приходится каждый раз все делать заново. Главную роль при этом играют два принципиальных момента: первый – это экспертиза, включая предыдущий опыт, аудит клиента, подготовку предложения и т. д., а второй – это контракт с заказчиком.

<…>

Как снизить риски

Аутсорсинг печати, как и любой другой проект, сопряжен с рисками. По единодушному мнению участников дискуссии, сократить их позволят тщательно составленный контракт, который защищает обе стороны и обеспечивает разделение рисков, и SLA-соглашение.

Как отметил Михаил Энгельгардт, бытует мнение, что переход на аутсорсинг – это избавление ИТ-отдела от головной боли, но это не всегда так. Чтобы избежать неприятностей, заказчику очень важно предусмотреть через контракт разделение рисков поровну с подрядчиком, причем речь идет не только об SLA, но и об уровнях ответственности и штрафных санкциях: «Если поставщик понимает, как должен быть организован контракт, то в нем будут предусмотрены все модели и элементы, которые позволят снизить риски и повысить доверие за счет разделения ответственности между обеими сторонами».

<…>

Кроме того, очень важным для заказчика является достижение баланса между стоимостью и качеством отпечатка. Зачастую компании и госструктуры ради экономии закупают самые дешевые картриджи, но потом оказывается, что с ними невозможно работать. Решить эту проблему позволяет применение оригинальных расходных материалов, но они стоят недешево.

По словам Михаила Энгельгардта, выходом из этой ситуации может стать контракт с SLA-соглашением о качестве печати и примерами отпечатков в качестве образца: «Мы достаточно часто предлагаем неоригинальные расходники, потому что это позволяет оптимизировать стоимость отпечатка. Технику мы подбираем с точки зрения оптимизации количества отпечатков, и, исходя из этого, понимаем, какое оборудование надо поставить, сколько стоят расходные материалы и ремонт, какая должна быть нагрузка, чтобы оно печатало и это стоило дешево. Если нагрузка меньше – отпечаток будет стоить дороже, больше нагрузка – тоже дороже. Избежать этого риска позволяет плавающая цена в зависимости от объема печати».

<…>

Стоит ли переходить на управляемые услуги печати?


Сегодня практически в каждой крупной организации стоит задача мониторинга инфраструктуры, ее производительности, прогнозирования необходимых ресурсов на будущее. Как в такой ситуации определить, что можно сделать своими силами, а что лучше отдать внешнему провайдеру, так как свои не справятся?

По единодушному мнению участников дискуссии, управление печатью лучше поручить специалистам. «Это очень сложный процесс, который за любую ошибку бьет провайдера рублем. Ведь он вкладывает ресурсы – людские и физические. В любом случае, у заказчика меньше квалификации, чем у тех, кто профессионально зарабатывает на услугах», – сформулировал общую идею Михаил Энгельгардт.

Однако известно, что количество реальных заказчиков гораздо меньше, чем число тех, кому поставщики предлагают услуги управления печатью.

<…>

Поэтому нужны перемены в менталитете, чтобы айтишники сменили парадигму с «это моя работа и ее отбирают» на «мне помогают делать мою работу». Это произойдет, когда российский рынок аутсорсинга достигнет зрелости, и такие услуги станут привычными. На Западе это уже произошло. У нас тоже все постепенно движется в этом направлении. Возможно, процесс ускорится с приходом нового поколения, которое потеснит старую школу.
Отслеживайте самые яркие события в MAYKOR:
Facebook, Telegram, Instagram, Twitter, Vkontakte, YouTube.
Яндекс.Метрика